Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
¿Cuál es la ley que rige los archivos?
De acuerdo con la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), los archivos tienen por objetivo esencial “el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia” ¹.
¿Qué es archivo según la Ley 594 del 2000?
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Patrimonio documental.
¿Qué indica la Ley 594 de 2000 en su artículo 24?
Que la Ley 594 de 2000, establece: "ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
¿Qué ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado?
De esta suerte, con el propósito de establecer reglas y principios generales en materia de la función archivística del Estado6, la Ley 594 de 2000 reguló aspectos relacionados con el Sistema Nacional de Archivos, la clasificación y administración de los archivos, el acceso, consulta, conservación y salida de los ...
¿Cuánto tiempo se deben guardar los documentos oficiales?
- El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental será de cinco años, contado a partir del ejercicio siguiente a aquel en que se elabore el documento.
¿Cuáles son los tipos de archivos de oficina?
Pueden ser centralizados, descentralizados o mixtos. Aquí están los activos, semiactivos e inactivos. La clasificación de un archivo dependerá de la necesidad de la empresa, incluso cada organización puede contar con su propia clasificación.
¿Que reglamenta la ley 594 de 2000?
¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000? Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional. Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia. Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
¿Qué dice el artículo 13 de la ley 594 de 2000?
La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
¿Qué dice el artículo 11 de la ley 594 de 2000?
ARTÍCULO 11.
El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
¿Quién es el responsable de la gestión de documentos?
La Administración: Principal usuaria del archivo
Los archivos son parte de una entidad superior, la cual es la responsable integral de la producción y gestión de los documentos que el archivo custodia.
Los archivos son parte de una entidad superior, la cual es la responsable integral de la producción y gestión de los documentos que el archivo custodia.
¿Qué dice el art 15 de la ley 594 de 2000?
Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la ...
¿Que el artículo 22 de la ley 594 de 2000?
ARTÍCULO 22.
Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
¿Qué es el Acuerdo 0.60 de archivo?
Acuerdo 060 de 2001 - Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen pautas para la administración de las Comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen Funciones Públicas”. ”; Art.
¿Cómo está conformado el sistema nacional de Archivos?
—La Dirección General del Archivo Nacional estará constituida por: La Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Dirección General, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y los departamentos y secciones necesarios para el cumplimiento de sus fines. Artículo 33.
¿Qué función cumplen los Archivos en el ambito público?
Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; Page 3 j) Manejo y aprovechamiento de los archivos.
¿Qué documentos se deben conservar por 20 años?
Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
¿Cuándo se pueden destruir los documentos?
Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.
¿Cuáles son los documentos más importantes?
1. Encontrar: Parece fácil, pero lo primero que hay que hacer es preguntar a la persona que cuidas dónde guarda los papeles importantes.
- Acta de nacimiento.
- Acta matrimonial.
- Acta de defunción (para cónyuges fallecidos)
- Papeles de divorcio.
- Antecedentes militares.
- Licencia de conducir/tarjeta de donante de órganos.
¿Qué 3 tipos de archivos existen?
Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.
¿Qué documentos no se pueden archivar?
No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.
¿Cuáles son los tres tipos de archivo?
También es claro que los tres tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico) son eso, tipos de archivos, es decir lugares en donde se conservan documentos. Cada uno de estos lugares (archivos) se encargan de conservar los documentos de acuerdo a la etapa o edad en la que se encuentran según su ciclo vital.
¿Cuál es la finalidad de un archivo?
El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.
¿Cuáles son los archivos privados de interés público?
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
¿Qué es un documento según el Archivo General de la Nacion?
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
¿Cómo se clasifican los archivos desde el punto de vista territorial?
“Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito”.
¿Qué funciones deben cumplir los encargados de los archivos de gestión?
Sus principales funciones son:
- Gestionar las políticas para la administración y la creación de documentos.
- Organizar con lógica toda la documentación.
- Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
- Conservar la información gracias a la digitalización.
- Establecer sólidas estrategias técnicas.
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