¿Qué son documentos contables y cuáles son?

El documento contable es un manifiesto que justifica y da acreditación de una operación contable, esta puede ser un recibo, un comprobante de pago o una factura entre otros escritos. En general todos los tipos de documentos contables se utilizan como respaldo para todas las transacciones de la empresa.

Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo.

Algunos ejemplos de soportes contables internos son: factura de compra y venta, comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, consignación bancaria, recibo de caja, recibo de caja menor, nota crédito, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, comprobante de pago, o notas débito.

Los 5 documentos que conforman los estados contables

Los estados contables de una empresa comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

Concepto de documento contable y de documento no contable

Ejemplos de documentos no contables son una cotización, las remesas o una orden de compra. Como documentos contables, tenemos las facturas de venta o compra, una nómina o una nota de crédito.

Tipos de documentos contables

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la contabilidad; dentro de ellos están:

Comprobantes contables

Deben estar numerados de forma consecutiva, indicar la fecha de elaboración, su origen, una descripción de la operación y las cuentas que se encuentran involucradas, además del respectivo soporte contable, según como lo indica el Decreto 2649 de 1993.

Existen documentos contables internos y externos: los primeros, son elaborados directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la contabilidad. Los segundos, por otra parte, no forman parte de la actividad principal de la empresa, sino que son emitidos por cuestiones ajenas a la misma.

De acuerdo a esta clasificación son: Documentos externos: Aquellos que son emitidos por alguien vende un bien o presta un servicio a la empresa. Por ejemplo, las facturas de compras. Documentos internos: Son aquellos que emite la propia empresa.

Clasificación de las cuentas contables

Activos: reflejan todos los bienes y derechos de una empresa, ya sean tangibles o intangibles. Pasivos: muestran las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Por ejemplo, el compromiso que tiene una empresa de pagar algún préstamo.

Ellos son: balance de situación, estados de flujo de efectivo, cuenta de resultados, estado de cambio del patrimonio neto y memoria. A continuación veamos en qué consisten cada uno de ellos. Este es un documento contable que tiene como finalidad informar acerca de la situación de la empresa.

En tal sentido, la documentación comercial es el conjunto de comprobantes que respaldan las operaciones comerciales de la empresa, y sirve como constancia escrita de las mismas y como fuente de datos para el Proceso Contable.

Los sustantivos incontables designan entidades que no se pueden dividir, separar o contar en unidades. Si bien es posible medirlos (fraccionarlos), no se pueden cuantificar como unidades ni formar grupos o conjuntos. En consecuencia, se expresan en singular, y no existen plurales de los sustantivos incontables.

El libro mayor de contabilidad sirve para reflejar todas las cuentas de balance y las de gastos e ingresos, con el objetivo de saber el saldo que resta. Todos los movimientos de la empresa deben quedar reflejados en este.

1. Anotar en un documento contable una operación empresarial. Normalmente se hace siguiendo el principio de partida doble, de forma que se crea simultáneamente un saldo deudor y otro acreedor por el mismo importe.

Brinda al sistema de contabilidad los datos necesarios sobre la operación que respaldan. Función de control: Al través de su revisión y verificación, colabora al momento de determinar cómo han sucedido realmente lo hechos y operaciones.

Documento Interno: Todo Documento, que es generado por las Gerencia, Coordinación o unidades que conforman la Empresa o Institución. Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones pertenecientes a una persona, asunto o negocio.

Documento externo: Documento generado por entidades externas a la Universidad, pero que es requerido en los procesos. Ej.: normas, especificaciones técnicas, leyes, decretos, resoluciones externas, entre otros.

Los documentos no negociables se refieren a esos documentos que se utilizan para que quede constancia de su registro en los libros de contabilidad y para servir como pruebas desde el punto de vista jurídico. Por ejemplo, en el derecho mercantil.

Clasificación de las cuentas contables en un negocio

Tipos de cuentas contables

Las cuentas contables se caracterizan por:

Según el Artículo 22 del decreto mencionado anteriormente, los 5 estados financieros básicos son los siguientes:

Ellos son: balance de situación, estados de flujo de efectivo, cuenta de resultados, estado de cambio del patrimonio neto y memoria.

Temario

¿Cuáles son los documentos comerciales?

• Cheque.
• Letra de cambio.
• Libranza.
• Factura cambiaria.
• Nota de pedido o de compra.
• Nota de ventas.
• Remito o remisión.
• Factura.