¿Qué son los archivos en la administración?

Archivos de oficina o de gestión. Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa.

El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos. El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos.

Se entiende por archivo, a los efectos de la presente Ley, el conjunto orgánico de documentos o la agrupación de varios de ellos, conservados total o parcialmente por personas públicas o privadas con fines de gestión, defensa de derechos, información, investigación y cultura.

El sistema de archivos de la Administración establece 4 tipos de archivos, que se diferencian entre sí por las funciones específicas que corresponden a cada uno de ellos. Éstos son: archivo de oficina o de gestión, archivo central, archivo intermedio y archivo histórico.

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución ...

El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización.

Mantener, conservar, organizar y administrar el centro de documentos e información de la ASENL, para satisfacer las necesidades requeridas de los soportes de información en físico o en electrónico.

Los archivos son conjuntos de datos. En realidad, casi toda la información alojada en un computador está guardada en forma de archivo. Existen distintos tipos de archivos incluidos los del sistema operativo, los archivos de programas y los que tú has creado. Los archivos guardan distintos tipos de datos.

Podemos dividir los archivos en dos grandes grupos. Éstos son los ejecutables y los no ejecutables o archivos de datos. La diferencia fundamental entre ellos es que los primeros están creados para funcionar por si mismos y los segundos almacenan información que tendrá que ser utilizada con ayuda de algún programa.

La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos con características comunes, basado en la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos.

Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.

También es claro que los tres tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico) son eso, tipos de archivos, es decir lugares en donde se conservan documentos. Cada uno de estos lugares (archivos) se encargan de conservar los documentos de acuerdo a la etapa o edad en la que se encuentran según su ciclo vital.

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

El Archivista: Guardián de la memoria de la sociedad

La respuesta es simple, ese es precisamente el rol que ejerce el Archivista y el Gestor Documental, gente con el talento profesional para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos archivo en el largo plazo.

En la actualidad, existen bastantes sistemas de archivos, aunque no todos están igual de extendidos. Los más habituales hasta la fecha son FAT16, FAT32, exFAT y NTFS (Windows) y HFS+ y APFS (macOS/Mac OS X). Linux utiliza actualmente ext4 (sucesor de ext3 y ext2), entre otros.

Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Otros registros importantes pueden archivarse en el hogar o llevarse en la cartera o bolsa.

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta están actividades a continuación ...

Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en:

NIVEL I

El archivista se abstendrá de realizar acciones que va- yan en detrimento de su integridad, objetividad e imparcialidad. No buscará beneficio personal, económico o de otro tipo, en detrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos o de sus colegas.

Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su ...

expediente completo deberá foliarse de 1 a n sin importar en cuantas unidades de conservación se encuentre distribuido (carpeta No. 1 de 1 a 200, carpeta No. 2 de 201 a 400, carpeta No. 3 de 401 a 600).

Los documentos que integran un expediente se guardan en fólderes o carpetas, a los cuales se les anota, en la pestaña, el nombre del asunto o título del documento, a fin de que sean de fácil localización.

A continuación se muestran los plazos de tiempo para la conservación de documentos dentro de las empresas, la cual describiremos brevemente (fuente dof.gob.mx ) : Documentos generales de empresa: 5 años. Documentos contables: 5 años. Documentos labores: 5 años.

El sueldo medio de un archivero o de un bibliotecario en España ronda los 20.000 euros anuales.

Una de las herramientas de uso común del sistema operativo es el administrador de archivos, llamado explorado, el cual es una ventana que permite organizar los documentos guardados en una computadora.