¿Que tiene que tener un archivo?

Los archivos informáticos, en general, tienen algunas características en común:

Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.

Características generales de un archivo

La importancia de los archivos en la sociedad

Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.

Tips para archivar tus documentos

Son aquellos archivos que están en formato de papel y por sus características ofrece:

En el caso de la gestión documental, las normas, leyes, decretos y resoluciones son la guía máxima de los aspectos a tener en cuenta al momento de ejecutar todos los procedimientos requeridos para la administración, clasificación, almacenamiento, conservación y control de la información.

¿Qué es un archivo? En informática, se conoce como archivo o fichero a un conjunto organizado de unidades de información (bits) almacenados en un dispositivo. Se les denomina de esa manera como metáfora a partir de los archivos tradicionales de oficina, escritos en papel, ya que vendrían a ser su equivalente digital.

Precisamente, la sistematización del archivo es la clave de su éxito: si los datos están organizados y correctamente almacenados, son útiles y eficaces. Cuando no lo están, es difícil encontrarlos y, por tanto, utilizarlos.

Cualquier documento que almacenes en tu computador, ya sea música, videos, fotos, descargas de internet o un documento de texto u hoja de cálculo, se conoce bajo el nombre de Archivo. Aquél que no necesita ningún programa para que lo puedas abrir. Aquél que sí requiere de un programa para ser abierto.

Los archivos conservan documentos, pero éstos tienen características diferenciadoras que guardan directa relación con su origen o nacimiento, por lo que sus elementos deben ser claramente delimitados.

Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo

Es la unidad básica de almacenamiento que permite a un equipo distinguir un conjunto de datos de otro. Es una recopilación de datos que un usuario puede recuperar, cambiar, eliminar, guardar, imprimir o enviar por correo electrónico.

Un factor importante a la hora de archivar físicamente la información es el orden. La forma en que ordenamos la información nos hace ahorrar tiempo, energía y dinero. Por ello, ordenar los archivos numérica o alfabéticamente es fundamental para encontrar rápidamente los documentos que necesitamos.

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

Doctrinalmente se ha llamado Legislación Archivística, a las disposiciones jurídicas que se emiten en un país determinado para regular y establecer los procedimientos generales de la gestión documental y proteger su patrimonio documental.

ARCHIVO MODERNO

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo.

Mediante el MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS se puede añadir, duplicar, borrar, modificar y consultar los datos en los archivos de la aplicación (clientes, facturas de compra o venta, proveedores, etc.). El mantenimiento de archivos consta de dos ventanas: la ventana de mantenimiento y la de detalle del registro.

Los archivos PDF de Adobe tienen el mismo aspecto que los documentos originales, al tiempo que mantienen las fuentes, imágenes, gráficos y diseño de cualquier archivo original, independientemente de la aplicación o plataforma empleadas para crearlo.

La UNE- ISO 30301 forma parte de la serie de normas sobre los sistemas de gestión para los documentos que siguen vigentes y se actualizarán en el futuro. La UNE-ISO 30300.

En otras palabras, Aristóteles está diciendo que una norma es obligatoria porque es obedecida o porque la costumbre lo indica así. Si la ley que impone abrocharse el cinturón de seguridad al conducir es válida es porque es obedecida o porque la repetición de la conducta en el tiempo (la costumbre) así lo indica.

Finalmente se presenta la Norma ISO 15489 Información y documentación Gestión de Documentos como una metodología útil para la adecuada gestión de documentación archivística, independientemente de su soporte, en el contexto organizacional.

Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.

Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Otros registros importantes pueden archivarse en el hogar o llevarse en la cartera o bolsa.

Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localización de datos por parte de los trabajadores. Esto implica una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo realizado, ya que la búsqueda se realiza de forma rápida y sencilla.

Los tipos de archivo más comunes son:

• De texto: txt, doc, docx, etc.
• De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
• De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
• De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
• De audio: mp3, wav, wma, etc.
• De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
• De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.