Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.
¿Qué es un archivo activo o inactivo?
Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su ...
¿Qué se puede hacer con el archivo muerto?
La forma más eficaz de eliminar la información contenida en sus documentos es por medio de su trituración en partículas imposibles de leer, de modo que, esta pueda ser enviada a reciclaje con toda confianza. Al final esto se ve reflejado en su empresa, al evitar posibles riesgos de fuga de información.
¿Cuáles son los tipos de documentos que existen?
En líneas generales, los documentos pueden clasificarse según su:
- Formato. Implica la forma en la que se presenta un contenido:
- Utilidad. En cuanto al uso que propuesto, existen documentos:
- Informes.
- Planes.
- Contratos y acuerdos.
- Políticas.
- Documentos financieros.
¿Qué documentos deben conservarse en una oficina?
En realidad, los documentos que verdaderamente debes tener en tu oficina podrían organizarse en tres grandes archivos:
- Contratos. En este rubro entran todos los contratos realizados por o para la empresa:
- Documentos fiscales.
- Escrituras.
- Otros archivos.
¿Qué documentos se archivan por 6 años?
Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:
- Libros oficiales de contabilidad.
- Cuentas anuales firmadas.
- Contratos a largo plazo.
- Copias de seguridad informática de registros contables.
¿Cuáles son los tipos de archivos administrativos?
En primer lugar, están los documentos administrativos de decisión. En segundo lugar, los documentos administrativos de transmisión. En tercer lugar los documentos administrativos de constancia. Y en cuarto y último lugar los documentos administrativos de juicio.
¿Cuánto tiempo se debe guardar un documento público?
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados?
Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en:
- Un sistema alfabético. Se utiliza el nombre de una persona (palabra ordenatriz) para la ordenación.
- Un sistema numérico.
- Un sistema cronológico.
- Un sistema geográfico.
- Un sistema temático.
- Un sistema alfanumérico.
¿Qué es un archivo activo pasivo y muerto?
Según esa terminología los documentos de valor administrativo formarían los archivos activos, los documentos con valor fiscal o legal formarían el archivo semiactivo y, cuando perdiesen esos valores, formarían el pasivo o muerto.
¿Qué es caja de archivo muerto?
La caja de cartón para archivo muerto Acco es un producto diseñado para almacenar documentos y papeles en tamaño carta. Su color marrón le otorga una apariencia sobria y discreta, ideal para su uso en oficinas o espacios de trabajo similares.
¿Cuáles son los 3 tipos de documentos?
Tipos de Documentos
- Documentos Públicos.
- Documentos Privados.
- Anexos.
¿Cómo se clasifican los documentos de un archivo?
Tipos de organización de archivos
Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.
Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.
¿Qué es clasificación documental y cómo se clasifican los documentos?
la Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.
¿Qué registros deben mantenerse durante 20 años?
Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
¿Cuáles son los tres tipos de archivos de oficina?
Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como: Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico.
¿Cuándo se pueden destruir los documentos?
Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.
¿Cuáles son los 10 documentos contables más importantes?
Tipos de documentos contables
- Facturas de pagos y cobros.
- Extractos bancarios.
- Notas de envío y cartas comerciales.
- Comprobantes postales.
- Tickets de restauración.
- Declaraciones de impuestos.
- Recibos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar un expediente administrativo?
Tienes que conservar los documentos administrativos de carácter fiscal durante 10 años, según el artículo 66 de la Ley 58/2003, Ley General Tributaria. Todos estos archivos se corresponden con el modelo del IVA, el IRPF o los impuestos de sociedades.
¿Cuánto tiempo se deben conservar las facturas?
Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165.
¿Qué es un archivo activo?
El documento activo posee un conjunto de datos y tiene acceso a un almacenamiento donde se pueden guardar y recuperar los datos. Puede crear y administrar una o varias vistas en sus datos.
¿Cuál es el archivo pasivo?
ARCHIVO PASIVO: Son los documentos seleccionados por cada Unidad Administrativa o Dirección, luego de haber realizado las clasificaciones y evaluaciones.
¿Dónde se guardan los documentos administrativos de la empresa?
Los documentos que integran un expediente se guardan en fólderes o carpetas, a los cuales se les anota, en la pestaña, el nombre del asunto o título del documento, a fin de que sean de fácil localización.
¿Qué es un expediente cerrado?
El expediente cerrado es aquel que no permite incorporar datos académicos. El cierre del expediente se producirá en los siguientes casos: por extinción del plan de estudios al que esté vinculado. cuando el/la alumno/a formalice un traslado de expediente siempre que no sea para simultanear estudios.
¿Qué es el plazo de conservación de un archivo?
De conformidad con los plazos a que refiere el CADIDO, el plazo de conservación es la suma del tiempo en que deben resguardarse los documentos en el archivo de trámite y, después, en el archivo de concentración.
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