¿Qué validez tienen los documentos privados?

Los documentos privados que han sido reconocidos debidamente tienen el mismo valor probatorio que los documentos públicos y pueden utilizarse como pruebas en disputas judiciales. Esto quiere decir que la firma asentada en el documento debe ser reconocida por los interesados o por algún testigo competente.

Un contrato de compraventa privado prescribe a los 5 años según el artículo 1964 del Código Civil.

El documento privado se considera auténtico si un juez así lo reconoce; si la parte contra quien se opone en un proceso lo reconoce como tal o si consta inscrito en un registro público. De ahí la importancia de inscribir los acuerdos privados.

Los contratos privados de compraventa que se firman sin notario, son totalmente legales. La firma de un documento de este tipo conlleva que tanto el comprador como el vendedor están obligados a cumplirlo. Puede elevarse a escritura pública si se desea, pero si permanece como contrato privado es igualmente válido.

Un contrato firmado digitalmente tiene la misma validez que uno firmado de forma manuscrita, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en el Código Civil para la validez de un contrato.

El ciclo vital de los documentos

Documentos fiscales (impuestos, hacienda...) suelen tener una vigencia de 4 años, pues son los 4 años durante los que hacienda puede reclamarlos, por lo que generalmente tienen una vida útil de 5 años. Documentos contables por ejemplo pueden tener una vida útil de unos 10 años.

Tiempos establecidos

Para los documentos fiscales el tiempo establecido por ley son 4 años que empiezan a contar desde la presentación de estos ante la administración correspondiente. Sin embargo, en caso de que presenten pérdidas o deducciones, este plazo se aumentará a los 10 años.

El documento privado forma prueba de los hechos mencionados en él, sólo en cuanto sean contrarios a los intereses de su autor, cuando la ley no disponga otra cosa. El documento proveniente de un tercero sólo prueba en favor de la parte que quiere beneficiarse con él y contra su colitigante, cuando éste no lo objeta.

Para la inscripción del documento privado, éste deberá estar suscrito por todos los socios o sus apoderados. Este documento, deberá estar reconocido ante notario, o con presentación personal ante juez o ante el secretario de la cámara de comercio al momento de radicar el documento por todos los socios o sus apoderados.

La principal diferencia es que el contrato privado carece de presunción de veracidad y no tiene fuerza probatoria sobre determinadas cuestiones. La escritura pública tiene contenido veraz y tiene fuerza para probar la fecha de otorgamiento, personas, hechos y las declaraciones de las personas.

El documento privado es, por exclusión, todo el que no reúna los requisitos para ser público. Es, por tanto, una perspectiva orgánica, puesto que el carácter público del documento, lo determina la persona u órgano donde se origina.

Legislativamente, el contrato es nulo por falta de acuerdo, incapacidad absoluta, objeto física o jurídicamente impo- sible o indeterminable, fin ilícito, simulación absoluta, ausencia de forma- lidad prescrita bajo sanción de nulidad, causal de nulidad expresa y causal de nulidad virtual.

Por ejemplo, firmar de manera tradicional una hoja de papel, puede tener total validez legal siempre y cuando se pueda comprobar que la persona que firmó lo hizo a conciencia y con la intención de manifestar conformidad o consentimiento del contenido plasmado en el documento.

La validez jurídica de un acuerdo exige que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto sea cierto y determinado, no esté fuera del comercio ni sea imposible.

​En los contratos se generan obligaciones con regulación de intereses opuestos de las partes; mientras en los convenios se pretende lograr el cumplimiento de una finalidad común que beneficia a las partes.

Para la formación de un contrato válido, el consentimiento debe reunir los siguientes requisitos: a) capacidad de los contratantes; b) ausencia de vicios del consentimiento, y c) una forma especial de manifestación del consentimiento, cuando la ley así lo exige.

Para agilizarte un poco el proceso, te facilitamos ahora una lista de algunos de los documentos que caducan:

I. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

Ley Federal de Archivos (Marco Normativo)

Es aquel que representa un momento o etapa relevante para las personas, sociedad y país que lo posee. Podemos encontrarlo como una imagen, un escrito, un audio, entre otros.

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

DOCUMENTOS PRIVADOS. PUEDEN PERFECCIONARSE, ENTRE OTROS MEDIOS, A TRAVÉS DE SU RECONOCIMIENTO EXPRESO O TÁCITO, TENIENDO EN AMBOS CASOS LA MISMA EFICACIA PROBATORIA PARA DEMOSTRAR LOS EXTREMOS PLANTEADOS (LEGISLACIÓN DEL DISTRITO FEDERAL).

La doctrina¹⁵ señala que la objeción de documentos está constituida por la oposición que se manifiesta en contra del documento o de los documentos ofrecidos como prueba por la contraparte dentro de un proceso. De esta forma, la objeción implica un alegato esgrimido en contra de los documentos exhibidos en juicio.

La valoración de la prueba documental debe hacerse, al igual que los demás medios de prueba, al momento en que el Juez pronuncie la sentencia, incluso, en ese momento procesal se deben resolver los incidentes de objeción a la prueba documental privada.

Elevar un contrato privado a público es bastante sencillo en la mayor parte de los casos. Simplemente tendremos que llamar a una notaría y pedir cita. Allí, tanto el comprador como vendedor que aparecen en el contrato privado tendrán que acudir para firmar la elevación.

Se debe acudir a un escribano del mismo distrito, que recibirá el pedido y lo remitirá al Archivo para obtener la nueva copia.