El artículo 55 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, establece que la eliminación del patrimonio documental deberá ser autorizada por la Administración competente.
¿Quién decide la conservación o eliminación de los documentos de tu unidad administrativa incluidos los documentos electrónicos )?
Junta Calificadora de Documentación Administrativa, quien decide su eliminación o conservación permanente.
¿Cómo se hace la eliminación documental?
¿Cómo deben romperse los documentos para desecharlos? Hasta convertirlos en material no legibles, principalmente que no se distingan nombres, firmas y sellos.
¿Cuándo se pueden destruir los documentos?
Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.
¿Qué es la eliminación de documentos?
Eliminación de los documentos del Ministerio de Educación Nacional que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, con el fin de que los ciudadanos envíen sus observaciones sobre este proceso al Archivo General de la Nación.
¿Qué documentos se puede eliminar?
Los documentos de archivo que se propone a eliminar son aquellos que tienen valor temporal, en tanto son imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable o legal que los originó.
¿Quién es el responsable de la gestión de documentos?
La Administración: Principal usuaria del archivo
Los archivos son parte de una entidad superior, la cual es la responsable integral de la producción y gestión de los documentos que el archivo custodia. Esa organización será la principal usuaria del archivo, sin perjuicio de los usuarios externos.
Los archivos son parte de una entidad superior, la cual es la responsable integral de la producción y gestión de los documentos que el archivo custodia. Esa organización será la principal usuaria del archivo, sin perjuicio de los usuarios externos.
¿Quién es el responsable de la gestion de documentos y la administración de los archivos publicos?
La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar documentos administrativos?
Documentos administrativos
Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil correspondiente al mismo ejercicio debe guardarse durante los siguientes seis años, salvo que otra norma exija un plazo mayor.
Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil correspondiente al mismo ejercicio debe guardarse durante los siguientes seis años, salvo que otra norma exija un plazo mayor.
¿Qué es procedimiento de eliminación?
Los procedimientos de eliminación se utilizan para determinar si un ciudadano no estadounidense o “extranjero” debe ser deportado, es decir, expulsado de los Estados Unidos.
¿Cómo deshacerse de papeles importantes sin trituradora?
Destruir papel con agua
La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.
La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.
¿Qué hacer con documentos viejos?
Si los documentos están deteriorados o son muy antiguos, se deben guardar en carpetas, cajas, o cuadernillos de papel o cartulina, libres de ácido, que son fáciles de confeccionar. Hay que preferir cajas cuyos lados y cubierta se abran, para evitar sacar tirando del documento o libro, con riesgo de deteriorarlo más.
¿Cuando un documento se vuelve legal?
Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves: Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina; Sello que certifique su autenticidad.
¿Cuánto tiempo se pueden guardar los documentos?
Cuando transcurra el término de conservación de los documentos contables, que es de 10 años, la persona natural o la organización puede destruir todos los libros y papeles si así desea hacerlo. Se suma que, si deseas guardarlos por más tiempo, la Ley no te impide conservarlos por más tiempo.
¿Cuánto tiempo se puede guardar un documento?
Aunque cada documentación tiene un plazo legalmente establecido, los expertos aconsejan guardar todos los documentos durante una década.
¿Qué documentos no se pueden eliminar?
Los archivos que no se pueden eliminar generalmente son spyware, malware, adware o archivos Troyanos. También son archivos normales que el sistema está utilizando actualmente y, por lo tanto, evita que se eliminen.
¿Que se entiende por eliminación definitiva de archivos?
Si se elimina un archivo de forma definitiva, no se puede recuperar a menos que se disponga de un sistema para hacer copias de seguridad. Abra la Papelera.
¿Qué es la depuración de archivos?
De otra parte, la depuración es la actividad realizada Page 2 durante el proceso de ordenación que consiste en retirar de un expediente los documentos que no poseen valores primarios ni secundarios para proceder a eliminarlos, tales como: copias o fotocopias (cuando el original se encuentra en el expediente), tarjetas ...
¿Qué documentos no se pueden archivar?
No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.
¿Qué documentos no deben ser archivados?
Es importante destruir o incinerar de manera segura los documentos que contengan su nombre, dirección, número de seguro social, números de tarjetas de crédito o débito u otra información financiera confidencial.
¿Cuál es la ley que rige los archivos?
De acuerdo con la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), los archivos tienen por objetivo esencial “el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia” ¹.
¿Qué área se encarga de la gestión de documentos y registros?
A la gestión de registros también se le conoce por su nombre inglés, Records Management. En ella se incluyen todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa.
¿Quién realiza el control de gestion?
La función de control de gestión recae sobre el controller financiero, es decir, el responsable del control y la gestión financiera de una compañía.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos en cada uno de los archivos según normatividades del Archivo General de la Nación colombiana?
El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante.
¿Quién designa al coordinador de archivos?
El nombramiento del responsable del área coordinadora de archivos, deberá ser realizado por el Titular de la dependencia o entidad de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente y dirigido al Titular del AGN, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley Federal de Archivos y el Oficio circular ...
¿Qué funciones cumple el personal designado al área de Gestión Documental?
Sus principales funciones son: Gestionar las políticas para la administración y la creación de documentos. Organizar con lógica toda la documentación. Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
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